Zustandsprotokoll bei Einlagerung und Ausgabe eines anvertrauten Fahrzeugs erstellen

Wozu ein Fahrzeug-Zustandsprotokoll dient

Wenn ein Eigentümer sein Fahrzeug einer Einlagerung, einer Überwinterungshalle oder einem Fahrzeug-Concierge anvertraut, ist das Zustandsprotokoll das Dokument, das den Zustand des Fahrzeugs zu einem bestimmten Zeitpunkt festhält. Bei der Einlagerung legt es die Referenz fest; bei der Ausgabe lässt sich damit feststellen, dass sich nichts verändert hat, oder genau beschreiben, was sich verändert hat. Gut gemacht, vermeidet es die meisten Streitfälle. Schlecht gemacht oder gar nicht vorhanden, lässt es beide Seiten ohne Beweis.

Ein gutes Zustandsprotokoll erfüllt vier Anforderungen: Es ist vollständig (nichts Wichtiges fehlt), genau (jeder Schaden ist verortet und eingestuft), datiert und zugeordnet (man weiß, wer es wann erstellt hat) und anerkannt (der Eigentümer oder sein Vertreter hat es unterschrieben oder eine Kopie erhalten).

Die Bedingungen der Prüfung vorbereiten

Ein Zustandsprotokoll erstellt man an einem sauberen Fahrzeug bei guter Beleuchtung. Staub, Regen oder Streiflicht verdecken feine Kratzer und Lackfehler. Kommt das Fahrzeug schmutzig oder nass an, vermerken Sie dies ausdrücklich und ergänzen Sie die Prüfung, wenn möglich, nach der Wäsche. Sehen Sie einen eigenen Annahmeplatz vor, mit genügend Abstand, um jede Seite zu fotografieren, und eine Lampe für die Prüfung von Felgen und Schwellern.

Die Fotos: Methode und Blickwinkel

Fotos sind bei Meinungsverschiedenheiten der nützlichste Teil des Zustandsprotokolls. Halten Sie immer dieselbe Reihenfolge ein, damit nichts vergessen wird:

1. die vier Seiten (vorne, hinten, links, rechts), dann die vier Dreiviertelansichten;
2. das Dach oder Verdeck, die Windschutzscheibe und die Scheiben;
3. jede Felge und jeden Reifen, mit sichtbarer Flanke;
4. den Innenraum: Sitze, Armaturenbrett, Dachhimmel, Teppiche;
5. das eingeschaltete Kombiinstrument mit Kilometerstand und Tankanzeige oder Ladestand;
6. den Kofferraum und den Motorraum, wenn der Vertrag dies vorsieht;
7. eine Nahaufnahme jedes festgestellten Schadens, mit einer weiteren Ansicht, die ihn verortet.

Die Fotos müssen einen Zeitstempel tragen und dem Fahrzeug und dem Zustandsprotokoll zugeordnet sein, statt ungeordnet auf dem Smartphone eines Mitarbeiters zu liegen. Vermeiden Sie Filter und übermäßigen Digitalzoom, die die Beweiskraft der Bilder schwächen.

Die Pflichtangaben

Kilometerstand und Kraftstoff

Notieren Sie den genauen Kilometerstand und den Tankfüllstand (oder den Ladestand bei einem Elektrofahrzeug). Bei der Ausgabe lässt sich anhand dieser beiden Werte prüfen, dass das Fahrzeug nicht mehr gefahren wurde als vorgesehen, etwa für eine Wartungsfahrt oder eine Zustellung.

Schäden nach Bereich

Geben Sie für jeden Schaden den Bereich an (vorne, hinten, Seiten, Dach, Verglasung, Felgen und Reifen, Innenraum), die Art (Kratzer, Einschlag, Delle, Abplatzer, Riss, Fleck) und den Schweregrad (leicht, mittel, schwer). Eine kurze, sachliche Beschreibung ist besser als eine Wertung: „Kratzer von 5 cm am rechten vorderen Kotflügel“ statt „kleiner Kratzer“.

Schlüssel, Unterlagen und Zubehör

Listen Sie die übergebenen Schlüssel (Hauptschlüssel, Zweitschlüssel, Fernbedienung, Karte, Badge), die im Fahrzeug verbliebenen Unterlagen und das Zubehör auf: Reserverad, Wagenheber, Ladegerät, eigene Abdeckung, Fußmatten, Hardtop. Ein Zubehörteil, das bei der Einlagerung nicht aufgeführt ist, wird bei der Ausgabe zur Streitquelle.

Unterschrift und Übergabe einer Kopie

Lassen Sie das Zustandsprotokoll vom Eigentümer oder von der Person unterschreiben, die das Fahrzeug abgibt, mit Name, Datum und Uhrzeit. Wird das Fahrzeug in Abwesenheit des Eigentümers abgegeben (Transport, Überführung), lassen Sie den Fahrer unterschreiben und senden Sie dem Eigentümer sofort eine Kopie mit der Bitte, etwaige Anmerkungen mitzuteilen. Eine Kopie als PDF per E-Mail gibt jeder Seite dasselbe Referenzdokument.

Das Zustandsprotokoll bei der Ausgabe

Wiederholen Sie bei der Rückgabe die Prüfung mit derselben Methode und denselben Blickwinkeln und vergleichen Sie sie mit dem Zustandsprotokoll bei der Einlagerung. Neue Feststellungen müssen von bereits bekannten Schäden unterschieden werden. Erfassen Sie erneut Kilometerstand und Kraftstoff, prüfen Sie die Rückgabe der Schlüssel und des Zubehörs und lassen Sie das Dokument von der Person unterschreiben, die das Fahrzeug abholt.

Mit Meinungsverschiedenheiten umgehen

Bleiben Sie bei einer Beanstandung sachlich. Vergleichen Sie die Fotos bei Einlagerung und Ausgabe, prüfen Sie Daten, Angaben und Unterschriften und sehen Sie sich die Historie der Eingriffe und Bewegungen des Fahrzeugs in diesem Zeitraum an. Ist der Schaden der Einlagerung zuzurechnen, melden Sie ihn unverzüglich Ihrem Versicherer; bestand er bereits vorher, genügen in der Regel die Fotos bei der Einlagerung, um dies zu belegen. Die Haftungsregeln hängen vom Vertrag und vom anwendbaren Recht ab: Holen Sie im Zweifel den Rat Ihres Versicherers oder eines Juristen ein.

Wie lange Zustandsprotokolle aufbewahren?

Bewahren Sie die Zustandsprotokolle und ihre Fotos mindestens während der gesamten Vertragslaufzeit auf und anschließend so lange, wie es nötig ist, um Ihre Rechte im Fall einer Reklamation geltend zu machen. Diese Dokumente enthalten personenbezogene Daten (Name, Unterschrift, Kennzeichen): Ihre Aufbewahrungsdauer muss festgelegt, in Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert und DSGVO-konform sein. Ihr Rechtsberater kann Ihnen helfen, eine für Ihre Tätigkeit und Ihr Land passende Dauer festzulegen.