Réaliser un état des lieux d’entrée et de sortie d’un véhicule confié

À quoi sert un état des lieux de véhicule

Lorsqu’un propriétaire confie sa voiture à un gardiennage, à un garage d’hivernage ou à une conciergerie, l’état des lieux est le document qui fixe l’état du véhicule à un instant donné. À l’entrée, il établit la référence ; à la sortie, il permet de constater qu’aucun changement n’est intervenu, ou de décrire précisément ce qui a changé. Bien fait, il évite la plupart des litiges. Mal fait, ou absent, il laisse les deux parties sans preuve.

Un bon état des lieux répond à quatre exigences : il est complet (rien d’important n’est oublié), précis (chaque dommage est localisé et qualifié), daté et attribué (on sait qui l’a fait et quand) et accepté (le propriétaire ou son représentant l’a signé ou en a reçu une copie).

Préparer les conditions de l’inspection

Un état des lieux se fait sur un véhicule propre, sous un bon éclairage. La poussière, la pluie ou un éclairage rasant masquent les rayures fines et les défauts de peinture. Si la voiture arrive sale ou mouillée, notez-le explicitement et, si possible, complétez l’inspection après lavage. Prévoyez un emplacement dédié à l’accueil, avec assez de recul pour photographier chaque face, et une lampe pour l’inspection des jantes et des bas de caisse.

Les photos : méthode et angles

Les photos sont la partie la plus utile de l’état des lieux en cas de désaccord. Adoptez toujours le même ordre de prise de vue pour ne rien oublier :

1. les quatre faces (avant, arrière, côté gauche, côté droit), puis les quatre trois-quarts ;
2. le toit ou la capote, le pare-brise et les vitres ;
3. chaque jante et chaque pneu, flanc visible ;
4. l’habitacle : sièges, tableau de bord, ciel de toit, moquettes ;
5. le compteur allumé, montrant le kilométrage et la jauge de carburant ou le niveau de charge ;
6. le coffre et le compartiment moteur si le contrat le prévoit ;
7. un gros plan de chaque dommage constaté, avec une vue plus large permettant de le situer.

Les photos doivent être horodatées et rattachées au véhicule et à l’état des lieux, pas stockées en vrac sur le téléphone d’un opérateur. Évitez les filtres et le zoom numérique excessif, qui dégradent la valeur probante des images.

Les relevés obligatoires

Kilométrage et carburant

Notez le kilométrage exact et le niveau de carburant (ou de charge pour un véhicule électrique). À la sortie, ces deux valeurs permettent de vérifier que la voiture n’a pas roulé au-delà de ce qui était prévu, par exemple pour un déplacement d’entretien ou une livraison.

Dommages par zone

Pour chaque dommage, indiquez la zone (avant, arrière, côtés, toit, vitrages, jantes et pneus, intérieur), la nature (rayure, impact, bosse, éclat, déchirure, tache) et la gravité (léger, moyen, important). Une description courte et factuelle vaut mieux qu’un jugement : « rayure de 5 cm sur l’aile avant droite » plutôt que « petite rayure ».

Clés, documents et accessoires

Listez les clés remises (principale, double, télécommande, carte, badge), les documents laissés à bord, et les accessoires : roue de secours, cric, chargeur, housse personnelle, tapis, hard-top. Un accessoire non listé à l’entrée devient une source de litige à la sortie.

La signature et la remise d’une copie

Faites signer l’état des lieux par le propriétaire ou la personne qui dépose le véhicule, en indiquant son nom, la date et l’heure. Lorsque le véhicule est déposé en l’absence du propriétaire (transport, convoyage), faites signer le convoyeur et envoyez immédiatement une copie au propriétaire, en l’invitant à signaler toute remarque. La remise d’une copie au format PDF, par e-mail, donne à chaque partie le même document de référence.

L’état des lieux de sortie

À la restitution, refaites l’inspection avec la même méthode et les mêmes angles, puis comparez avec l’état des lieux d’entrée. Les nouveaux constats doivent être distingués des dommages déjà connus. Relevez à nouveau le kilométrage et le carburant, vérifiez la restitution des clés et des accessoires, et faites signer le document par la personne qui récupère le véhicule.

Gérer un désaccord

En cas de contestation, restez factuel. Comparez les photos d’entrée et de sortie, vérifiez les dates, les relevés et les signatures, et consultez l’historique des interventions et des mouvements du véhicule pendant la période. Si le dommage est imputable au gardiennage, déclarez-le sans attendre à votre assureur ; s’il préexistait, les photos d’entrée suffisent généralement à le démontrer. Les règles de responsabilité dépendent du contrat et du droit applicable : en cas de doute, demandez conseil à votre assureur ou à un juriste.

Combien de temps conserver les états des lieux

Conservez les états des lieux et leurs photos au moins pendant toute la durée du contrat, puis pendant la durée nécessaire pour faire valoir vos droits en cas de réclamation. Ces documents contiennent des données personnelles (nom, signature, plaque d’immatriculation) : leur durée de conservation doit être définie, documentée dans votre registre de traitements et conforme au RGPD. Votre conseil juridique peut vous aider à fixer une durée adaptée à votre activité et à votre pays.